Si vous êtes à la tête d’une petite entreprise en Espagne, vous savez sûrement que gérer une boîte, ce n’est pas juste vendre un bon produit ou service. L’un des plus gros casse-têtes ? La gestion du personnel. Contrats bancals, erreurs avec la Sécurité sociale, retards de déclaration… Ces faux pas peuvent coûter cher. Très cher.
Dans cet article, on passe en revue les erreurs les plus fréquentes dans la gestion du personnel des petites entreprises, avec des solutions simples, pratiques et conformes à la loi espagnole.
Les principales erreurs dans la gestion du personnel :
1. Embaucher sans contrat… ou avec le mauvais contrat
Ça semble évident, et pourtant, ça arrive encore trop souvent : des employeurs embauchent sans formaliser le contrat, ou utilisent des modèles trop génériques, pas du tout conformes à la législation du travail espagnole.
Pourquoi c’est un vrai faux pas ?
Parce qu’en cas de litige, vous êtes juridiquement exposé. Et en cas de contrôle, l’Inspection du Travail peut vous infliger une amende salée.
Solution :
Utilisez des modèles actualisés selon l’Estatuto de los Trabajadores et la convention collective applicable à votre secteur. Et bien sûr, tout doit être mis par écrit.
2. Ne pas enregistrer correctement les horaires de travail
Depuis 2019, toutes les entreprises doivent enregistrer quotidiennement les heures de travail de leurs employés. Un fichier Excel non signé ? Insuffisant.
Risques :
Des amendes pouvant dépasser les 6 000 €, rien que ça.
Solution :
Mettez en place un système fiable : applis digitales, badgeuses biométriques, ou plateformes en ligne avec suivi horaire intégré.
3. Oublier les délais pour notifier les contrats et modifications
Chaque contrat ou modification (prorogation, rupture, transformation) doit être notifié au SEPE dans les délais légaux.
Enjeu :
Vous risquez de perdre des aides, d’avoir des sanctions, et des difficultés pour justifier des changements devant l’administration.
Solution :
Automatisez des rappels internes ou faites appel à un conseiller en gestion sociale.
4. Appliquer la mauvaise convention collective
Chaque secteur a ses règles. Si vous appliquez une convention erronée, cela peut entraîner des réclamations pour salaires impayés ou avantages oubliés.
Solution :
Vérifiez scrupuleusement la convention collective applicable à votre activité principale et appliquez-la intégralement.
5. Gérer maladroitement les arrêts maladie et absences
Certaines entreprises confondent arrêt maladie, accident du travail, congé maternité, etc., ou oublient carrément de notifier la Sécurité sociale.
Conséquences :
Cotisations incorrectes, sanctions administratives, tensions avec l’équipe.
Solution :
Maîtrisez les procédures et délais. Utilisez des modèles internes standardisés pour déclarer ces situations.
6. Se passer de conseil spécialisé
Beaucoup de TPE veulent gérer elles-mêmes les ressources humaines pour économiser. Mauvaise idée.
Solution :
Investissez dans une solution professionnelle. Par exemple, Legal Allies propose :
- du contenu juridique fiable et multilingue,
- un assistant virtuel intelligent,
- des outils numériques de gestion,
- et un accès direct à des experts juridiques.
La gestion du personnel ne s’improvise pas. Éviter ces erreurs fréquentes vous fera économiser du temps, de l’argent… et pas mal de migraines.
Chez Legal Allies, on vous aide à rester dans les clous : contenus pratiques, accompagnement personnalisé, et un assistant juridique disponible 24h/24 dans votre langue. Parce que respecter la loi n’a jamais été aussi simple (ni aussi rentable) !
