Si trabajas por cuenta propia en España, saber cómo emitir facturas correctamente es tan importante como prestar un buen servicio. La factura no solo es el documento legal que justifica tus ingresos ante Hacienda, sino también una herramienta de confianza frente a tus clientes. Ya seas un autónomo veterano, un nuevo emprendedor o un extranjero que comienza a facturar en España, esta guía te ayudará a entender cómo hacerlo bien desde el principio.
¿Qué es una factura y por qué es obligatoria?
Una factura es un documento legal que acredita la entrega de un bien o la prestación de un servicio. En el caso de los autónomos, emitir una factura es obligatorio en prácticamente todas las operaciones comerciales. Además, te permite:
- Justificar tus ingresos ante la Agencia Tributaria.
- Repercutir el IVA a tus clientes y deducirlo en tus declaraciones.
- Tener un control claro de tu actividad económica.
¿Quién está obligado a emitir facturas en España?
En general, todos los autónomos deben emitir facturas cuando:
- Venden productos o servicios a empresas o profesionales.
- Venden a particulares que lo soliciten expresamente.
- Realizan operaciones intracomunitarias (ventas en la UE).
- Exportan fuera de la UE.
Existen algunas excepciones para actividades exentas de IVA (como educación o servicios sanitarios), pero incluso en esos casos es recomendable emitir una factura o justificante de cobro.
Datos obligatorios que deben incluirse al emitir facturas en España
Según el Reglamento de Facturación vigente, una factura completa debe contener los siguientes elementos:
- Número de factura (y serie, si se usa más de una)
- Fecha de emisión
- Datos del emisor (nombre, NIF, dirección)
- Datos del cliente (nombre, NIF/CIF, dirección)
- Descripción detallada del producto o servicio
- Base imponible (importe antes de impuestos)
- Tipo de IVA aplicable (y su importe)
- IRPF retenido (si corresponde, por ejemplo, en servicios profesionales)
- Importe total a pagar
- Forma de pago y vencimiento (opcional pero recomendable)
¿Cuándo aplicar retención de IRPF en la factura?
Si eres un profesional autónomo dado de alta en el epígrafe de actividades profesionales (como diseño, traducción, consultoría, etc.), y facturas a otra empresa o profesional, debes aplicar una retención del 15 % en concepto de IRPF (o del 7 % durante los tres primeros años de actividad).
En estos casos, el cliente te paga el importe menos esa retención y luego ingresa ese dinero en Hacienda por ti.
¿Cuánto IVA tengo que aplicar?
La mayoría de actividades llevan un IVA del 21 %, pero hay excepciones:
- 10 % para actividades como hostelería, transporte, servicios culturales.
- 4 % en productos de primera necesidad (pan, libros, leche).
También hay actividades exentas de IVA, como formación reglada, servicios médicos o algunas actividades artísticas. Si tienes dudas, conviene consultar el artículo 20 de la Ley del IVA o pedir asesoría.
¿Qué tipos de facturas se pueden emitir en España?
- Factura ordinaria: la más común, con todos los datos completos.
- Factura simplificada: para importes inferiores a 400 € o en casos específicos como tickets de restaurantes, transporte o comercio minorista.
- Factura rectificativa: para corregir errores en una factura ya emitida (por ejemplo, un cambio de importe o datos del cliente).
- Factura proforma: no es una factura legal, solo un documento informativo sin validez fiscal.
¿Cómo se numeran las facturas?
Las facturas deben llevar un número correlativo y único. Puedes usar series diferentes si tienes distintas líneas de negocio, monedas o clientes internacionales (por ejemplo: 2025-001, INT-001, etc.). La numeración no se puede alterar ni dejar huecos.
¿Puedo emitir facturas electrónicas en España?
Sí, y de hecho, a partir de 2025 se espera que la facturación electrónica sea obligatoria para todos los autónomos en ciertas operaciones, según establece la Ley Crea y Crece. Las facturas electrónicas deben cumplir los mismos requisitos que las tradicionales y estar en formato estructurado (como Facturae).
Consejos prácticos para emitir facturas correctamente en España
- Usa programas de facturación homologados o plantillas adaptadas a normativa española.
- Guarda copias de todas tus facturas durante al menos 4 años (periodo de prescripción fiscal).
- Si trabajas con clientes fuera de España, infórmate sobre el IVA intracomunitario y la necesidad de estar dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios).
- Lleva un registro ordenado y revisa la coherencia de la numeración y las fechas.
- Si usas un sistema de suscripciones o facturación recurrente, automatiza el proceso para no cometer errores.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas si no estoy dado de alta como autónomo?
No. Para emitir facturas legalmente en España necesitas estar dado de alta en Hacienda (modelo 036 o 037) y en la Seguridad Social como autónomo.
¿Tengo que presentar las facturas a Hacienda cada mes?
No se presentan individualmente, pero debes incluirlas en tus declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303) y de IRPF (modelo 130 o 131).
¿Qué pasa si emito una factura mal?
Puedes emitir una factura rectificativa con los datos corregidos. Debes enviarla al cliente y conservar ambas (la original y la rectificativa).
¿Puedo facturar a clientes fuera de España?
Sí, pero debes revisar si se aplica IVA o no, según el tipo de cliente y si está dentro o fuera de la UE. También es posible que necesites darte de alta en el ROI.
¿Qué herramienta me recomiendas para hacer facturas?
Existen muchas opciones válidas: Quipu, FacturaDirecta, Holded, Debitoor, entre otras. También puedes usar hojas de cálculo si sabes lo que haces, pero es más fácil equivocarse.
Emitir facturas correctamente no es solo una obligación legal, es también una muestra de profesionalidad ante tus clientes. Desde Legal Allies te ayudamos a comprender cada aspecto del proceso y a evitar errores que puedan traerte problemas con Hacienda. Tanto si estás empezando como si necesitas optimizar tu sistema de facturación, estamos aquí para acompañarte.
